Que hacer antes de digitalizar una colección fotográfica
Por Fernando Osorio Alarcón

La digitalización de colecciones fotográficas es una tarea de preservación y acceso.La obtención de una imagen subrrogada de un original evita la sobre manipulación de los originales de los acervos y proporciona una imagen de acceso a los usuarios. Sin embargo, la aplicación de estas nuevas tecnología de la imagen requieren de un número de parámetros o tareas previas fundamentales para garantizar que la nueva colección de imágenes digitales sea una herramienta confiable tanto para los custodios de la colección como para los usuarios. Estas tareas son independientes de la magnitud o volumen de la colección fotográfica. Ésta puede ser la colección de un fotógrafo profesional o un banco de imágenes.

Un parámetro, el primero, es definir la función de esta nueva colección digital. La función de una colección de preservación, que bien puede ser analógica o digital, está basada en la reprografía o en la obtención de imágenes subrogadas a partir de un original. En este caso, se define como funciones básicas de una colección de esta tipología a:

1 Preservación de la colección y
2 la colección de preservación es la colección de imágenes que estará a disposición del usuario, es decir, proporcionará el acceso a la colección.

El siguiente parámetro consiste en saber que imágenes se someterán a este proceso de reprografía digital. Estas son tareas de identificación y selección previas. No todas las imágenes de una colección necesariamente deben de ser sometidas a un proceso de reprografía. Siempre habrá imágenes de mejor calidad que otras, o imágenes que son más solicitadas que otras, o imágenes que son las favoritas del fotógrafo profesional y que forman parte del portafolio permanente de éste. Una vez identificadas las fotografías por digitalizar es necesario verificar que cada imagen este plenamente identificada y que de alguna manera cuente con un nivel primario de catalogación. Es importante que toda serie, subserie, fondo o conjunto de imágenes sea catalogado antes de ser digitalizado. De lo contrario, tendremos dos colecciones no catalogadas [ la colección de originales y la colección digital] y esa situación creará muchas confusiones.

Al aplicar criterios de selección es importante considerar la calidad de las imágenes. Mantener un criterio exigente de calidad es saludable, además de imprimir un criterio de consistencia e integridad de los fondos, series, subseries o conjuntos. Es importante agrupar un número significante de imágenes de un mismo tema, asunto o tópico y no solo dos pares de imágenes, por ejemplo. La integridad versa sobre los contenidos de los conjuntos de imágenes, se deberán seleccionar entonces, aquellos conjuntos que sean los más completos e integrales.

El parámetro de identificación de cada imagen deberá contar por lo menos con tres niveles de descripción de información:

1 Responsabilidad intelectual [autor]
2 Descripción física [formato, dimensiones, proceso fotográfico]
3 Descripción temática [tema tópico, tema persona, tema geográfico] y/o una descripción sucinta y objetiva de la imagen.

Con ésta información se podrá conformar una guía inventario y de ampliarse y enriqueciere la información, se podrá llegar a un catálogo de primer nivel residente en una base de datos automatizada en donde la información textual se comparta con la información visual al insertarse la imagen digital de ítem descrito en la ficha catalográfica y/o en la guía inventario. Esta herramienta de información textual nos ayudará a tener control intelectual y físico de la colección este o no digitalizada.

Una vez establecidos. implantados y desarrollados los parámetros hasta ahora descritos se enlistan a continuación algunas tareas previas necesarias para llevar a cabo el trabajo operativo de la digitalización.

I Revisión de la Colección

Esta es una tarea detenida de revisión de cada imagen y que consiste en confirmar todos los datos de información de la imagen, cerciorarse de que cada imagen está en la serie, subserie, fondo o conjunto correspondiente. En este momento las imágenes deberán ser limpiadas [siguiendo las recomendaciones de un conservador profesional fotografía] y dispuestas en un contenedor guardando el orden en que se digitalizaran.

La tarea de organizar por formatos, dimensiones, procesos fotográficos las imágenes de cada conjunto [serie, subserie, fondo, etc. ] evitará la sobremanipulación de los originales.

Durante esta revisión se debe tener especial observancia al estado de conservación de cada imagen. No sólo el estado físico-químico, sino también el estado que presenta la perdida de densidad o croma de las imágenes. De ahí se deberá anotar cualquier ajuste que se requiera realizar en el momento de la digitalización para reconstituir valores densitométricos o colorimétricos a la imagen. En muchas colecciones de archivos públicos y privados, las imágenes originales se encuentran ya en guardas de primer y segundo nivel. Es importante saber con precisión que imágenes por digitalizarse deberán de ser extraídas de sus guardas para tener la seguridad que una vez digitalizadas las imágenes, éstas regresaran a su guarda, y a la guarda correcta.

Una vez realizada esta tarea, es importante destinar el espacio a donde se realizará la digitalización de los originales. Este espacio debe estar pintado [muros y techo] de color gris al 18% para evitar falsas apreciaciones de croma, contraste y color en las visualizaciones de la imagen en el monitor. Se deberá contar con una mesa amplia y limpia en donde el scanner estará colocado a la mitad con el fin de que las imágenes por digitalizar se coloquen a la izquierda del scanner y las imágenes digitalizadas se coloquen a la derecha. En esta habitación se deberá contar con un estante de anaqueles suficientemente anchos para almacenar temporalmente las imágenes debidamente guardadas en sus cajas y así garantizar la mayor seguridad posible y las menores alteraciones de estabilidad mientras los originales se encuentran fuera de área de almacenamiento a largo plazo [bóveda climatizada, depositorio, etc.]. Cabe mencionar que la limpieza en este lugar debe ser muy esmerada y que la iluminación debe ser combinada con luz blanca [slim light] y luz incandescente de tungsteno [focos domésticos] y que ambos tipos de iluminación debe de ser controlado por apagadores del tipo atenuador [reostato] para ajustar niveles de penumbra o semi penumbra en la habitación.

Toca controlar la colección durante el proceso de digitalización. Los originales deberán ser enviados al área arriba descrita con un listado del contenido de cada caja, Todas los originales deberán de ir en cajas separados por series, subseries, fondos o conjuntos determinados. Se debe evitar enviar imágenes en sobres.

Una vez que los originales se encuentran sobre la mesa de trabajo se extraerá de la caja y de su guarda cada imagen. Estas acciones se realizarán sobre una superficie de corte limpia [o en su defecto, sobre un papel filtro o secante limpio y nuevo] y con el auxilio de una plegadera o microespatula se manipulará cuidadosamente la imagen. El uso de guantes de nopreno no esterilizados es inminente en todo momento.

Parece fácil colocar una impresión fotográfica sobre un scanner de cama plana. Colocar un imagen "boca abajo" resulta fácil aparentemente. Sin embargo, los daños reportados con mayor frecuencia en este proceso son debidos a la falta de precaución en la manipulación de impresiones fotográficas, negativos o transparencias. Se recomienda consultar a un conservador profesional para que el operador del scanner reciba una capacitación adecuada y sepa manejar con seguridad los originales.

La platina del scanner y los accesorios de este aparato deben estar libres de polvo y muy limpios.

Una vez que cada imágen sea digitalizada debe de ser colocada en su guarda y en una caja [que ya mencionamos estará a la derecha del scanner]. Cuando el conjunto de una caja se agote, la caja con los originales debe de ser colocada en un estante. Siempre es importante comparar las imágenes originales con las imágenes digitalizadas y validar la calidad del proceso de digitalización revisando el histograma de cada imagen. Por lo tanto, se recomienda validar y comparar las imágenes antes de guardar los originales. Mientras menos tensión se aplique a los originales será mejor.

Lo mismo se debe recomendar para "pegar" la imagen digital a la base de datos. Esta acción debe ser inmediata a la validación de una imagen digital. Es más, la imagen digital hasta puede ser exportada - vía red interna - a una estación de trabajo donde resida la base de datos y esa estación de trabajo puede estar en el mismo espacio o laboratorio digital. Es deseable que la estación de trabajo del scanner sea un equipo exclusivo para esta tarea y que el disco duro solo cuente con los softwares necesarios para manipular imágenes. En el mismo sentido, se debe decidir el soporte de respaldo de éstas imágenes digitales, tarea que también es inmediata a la inserción de la imagen digital en la base de datos. Está por demás recomendar que cada imagen digital sea identificada minuciosamente con un número o clave alfa numérica que identifique a ésta y su pertenencia a un conjunto. Este recurso de identificación debe ser muy claro para todo el personal involucrado y debe estar asentado en los listados que relacionan los contenidos de las cajas con imágenes originales. Es decir, es un número que se asignará desde el momento en que se arregla y organiza cada conjunto de imágenes.

Por último se señala que llevar un diario de trabajo o bitácora es siempre una buena costumbre. Se hace la observación que en este artículo no se comenta la interrogante de la resolución a la que se deberán digitalizar las imágenes. Esta cuestión es una variable que tiene que ver con el uso y con las características de salida [impresión, consulta, acceso a Internet, etc.] que el responsable de la colección desee dar a esta colección de preservación. Sin embargo, se recomienda que las imágenes digitales se produzcan sobre un formato TIFF sin compresión alguna.

Una tarea de reprografía es una actividad paralela a la conservación y estabilización de las colecciones fotográficas y es un trabajo simultaneo e integral; como tal, debe de ser planeado, proyectado y reflexionado sobre una base real y congruente con los recursos humanos, físicos y económicos de quien custodia y es responsable de la colección. El que mucho abarca, poco conserva.